貸し事務所を借りる際の注意

貸し事務所を借りるときに必ず注意しておかなければならないことがある。それは、礼金・敷金・保証金や権利金は経費にならないということである。このことは何故か一般的にあまり知られていない。通常、貸し事務所を借りる場合に支払う保証金は六ヶ月分というのが相場だが、この保証金だけでかなりの金額になってしまうことだろう。(地理的な条件もあるだろうが、数百万円になる可能性もある)これらが一切経費に計上できないので、新たに契約を結ぼうとするときには注意をしなければならない。


基本的に貸し事務所の礼金や保証金のような、返還されない代物は繰越資産となり、賃貸期間で均等償却していくようになる。さらに貸し事務所の家賃は、住宅と違い消費税の課税対象になってしまうため、消費税課税業者の会社では、きちんと課税仕入れに計上しておかなければいけない。また勘違いしてはいけないのが、敷金や保証金(償却しない分)が非課税取引になるということ。逆に、礼金や保証金(償却する分)は、課税取引になってしまうので、要注意しなくてはいけない。


貸し事務所は又貸しが禁止されているのだが、業務委託という形式の契約を取り交わして事務所の一部を使わせているケースがあった。このケースでは、実際に独立した会社として営業や仕入れなどを行っている、あるいは売り上げにかかわらず、一定の金額を必ず支払っている、といった業務委託ではなく、あくまで賃貸借だと考えられる場合には、転賃貸という判断をされ、契約違反のペナルティを負うことになってしまう。つまり契約書の記述だけ業務委託としていても、実態が伴わなければアウトになるのである。注意しなければならない。

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貸し事務所をどう選択するかについて。

貸し事務所は、自分で選ぶには数が多すぎて初めての人には選択がとても難しいです。ではまず、貸し事務所にはどのような種類があるのでしょうか。事務所といっても、賃貸で家を探すようなものでまず気にする点としては、その事務所の部屋のサイズ・アクセス状況・賃貸料などです。貸し事務所の量としては東京や埼玉など、関東の東京周辺はとても多く集中している傾向になっております。また、関西でも大阪周辺はとても数が集中しているように思えます。


そして、貸し事務所を選ぶのが難しいという方へオススメなのは、「貸し事務所(レンタルオフィス)を案内してくれる企業と相談する」ということです。この、相談して貸し事務所を案内してくださる企業というのは、賃貸の家の案内をしてくださる企業と同じように考えてもらえばわかりやすいと思います。これらの企業は、その借りる人の「お金の上限、地域指定、オフィスのサイズ」などの情報を聞き、それに対して貸し事務所を提案してくださったりします。ですので、初めての人にはオススメです。


また、これらの企業の良いところとしては借りなくても大丈夫ということです。これはどういうことかというと「相談するんだから絶対何か借りないといけないのではないか。」と不安に思ってしまう人もいるかと思いますが、このような企業は決してそのようなことはありませんので、まだ借りると決まっていなくても自分に合った貸し事務所を真剣に自分と向き合って相談してくださいますので、気軽にそのようなところに電話をしてみれば良いと思います。電話以外にも店舗を持っているところもありますので、直接話したいという方は店舗に行くと良いと思いますよ。

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貸し事務所を選ぶときの注意点

仕事場を作るにあたって、コストも重要ですが、快適な環境づくりも重要なもののひとつです。貸し事務所を選ぶにあたって気を付けなければならない点やポイントは何でしょうか。まず、一番にあげられるのは立地条件ではないでしょうか。最寄駅からの距離や、銀行、郵便局といった仕事に関連する施設の有無、食事のとりやすさなどがあげられます。近年では、近くにコンビニがある物件が人気のようです。また、取引先などからの距離も重要なポイントになるでしょう。


次に貸し事務所の入っている建物の設備条件です。高層の場合エレベータの有無やその数は確認が必要でしょう。エレベーターには定期点検があるので、高層ビルの場合は複数基を備えている所が望ましいです。トイレや給湯施設も意外に重要なファクターになります。トイレは女性には特に重要視されるもので、男女共用や和式のみ、古くて暗い汚いといったトイレは敬遠されがちです。社員だけでなく、女性の来客が多い場合は女性に好まれるトイレがある所の方が無難でしょう。また、防犯や防災システムがきちんと備えられているかもしっかりと確認しましょう


最後に、貸し事務所そのものの設備です。フロアの耐荷重量と配線を確認しましょう。書類の収納やフロアで使用する設備の重量に耐えられるかどうか、OAフロア設備が導入されているか、導入の場合は費用負担を誰がするのかを確認しておく必要があります。また、フロアの空調能力も使用するOA機器や照明の冷房負荷に対応可能か確認しなければなりません。通勤やお仕事で車を使う場合は、駐車場の有無も事務所選びの重要なポイントではないでしょうか。

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